فيسبوك
واتساب
ألزمت الهيئة العامة للرقابة المالية، شركات التأمين وإعادة التأمين بتحديد مهام ومسؤوليات أمين سر مجلس الإدارة بشكل واضح ضمن لائحة الحوكمة الخاصة بكل شركة، مع إتاحة إمكانية إنشاء وحدة تنظيمية مستقلة تتولى أعمال أمانة السر، بما يعزز كفاءة عمل مجالس الإدارة ويرسخ مبادئ الحوكمة الرشيدة.
وتتمثل المهام الرئيسية لأمين سر مجلس الإدارة فيما يلي:
1. تسهيل قنوات التواصل بين أعضاء مجلس الإدارة، وكذلك بين المجلس ولجانه المختلفة والإدارة التنفيذية العليا، بما يضمن انسيابية تبادل المعلومات.
2. تنظيم ترتيبات اجتماعات مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه، ومعاونة رئيس المجلس في إعداد جداول الأعمال، وتجهيز وإرسال التقارير والمعلومات المرتبطة بالاجتماعات للأعضاء في توقيت مناسب.
3. دعم رئيس المجلس في التحضير لاجتماعات الجمعية العامة ومجلس الإدارة، والمساعدة في إدارتها بما يحقق الانضباط والتنظيم.
4. متابعة إصدار قرارات مجلس الإدارة وتنفيذها، وإبلاغ الإدارات المختصة بها، مع إعداد تقارير دورية توضح موقف التنفيذ.
5. تسجيل وحفظ محاضر اجتماعات مجلس الإدارة، وكافة الوثائق والمراسلات المرتبطة بها، بما يضمن توثيق أعمال المجلس.
6. التنسيق مع لجان المجلس المختلفة لتعزيز التواصل الفعّال بينها وبين مجلس الإدارة.
7. العمل على إحاطة أعضاء المجلس بأي مستجدات إشرافية أو قانونية تتعلق بمسؤولياتهم، في حدود اختصاصاتهم وبما لا يتعارض مع أدوار الإدارات المعنية الأخرى.
8. تزويد أعضاء مجلس الإدارة الجدد بالمعلومات الأساسية عن الشركة، وتيسير اندماجهم مع باقي أعضاء المجلس.
9. التأكد من توفير برامج التدريب والتأهيل اللازمة لأعضاء مجلس الإدارة، بما يمكنهم من أداء مهامهم بكفاءة.
10. القيام بدور حلقة الوصل بين الشركة والمساهمين في حال عدم وجود إدارة مختصة بعلاقات المستثمرين.
