خبيرة التوظيف رشا خليفة تكتب: مفيش Job description أعمله بنفسك

مشكله يقع فيها العديد من الموظفين وخصوصا الموظفين الجدد على المؤسسة أو الشركة وهى عدم وجود Job description أو التوصيف الوظيفى.. فى البداية دعونى أخبركم ما هو التوصيف الوظيفى؟.

الوصف الوظيفى هو "وثيقة تعدها الشركات لكل وظيفة علـى هيكل الشركة التنظيمى، بحيث تتضـــح فــــــى الوصف الوظيفى مجموعة عناصر هامة مثل: المسمـــــــــى الوظيفى، مكان العمل، المسئول المباشر، رقم الوظيفـــــــــة، تاريخ التعيين، الإدارة التى يقع بها الموظف، وأخيرا والأهم واجبات الوظيفة التى يناقشهـــــــــا الوصف الوظيفى المعنى، والأهلية أو المؤهلات التى يجـــب أن يتمتع بها صاحب الوظيفة والمؤهلات العلمية والتدريبية تدريب المطلوبة من صاحب الوظيفة " من المفترض عند استلام الموظف لتلك الوثيقه أن يعرف ما له وما عليه.

عدم وجود توصيف وظيفى يسبب مشكلة للموظف نفسه لأنه فى هذه الحالة لا يوجد إطار واضح يوضح ما هو مطلوب منه بالتحديد، وأحيانا يتسبب ذلك بالضغط على الموظف الغلبان إلى كل ما يطلب منه أى شىء يقوم بتنفيذه حرصا منه على عدم فقد الوظيفة... طب و الحل؟.

الحل هو أن الموظف نفسه يقوم بإعداد توصيف وظيفى لنفسه، خاصة أن الأمور بالنسبة للموظف تكون ضبابية وغير واضحة هو مش فاهم المفروض يعمل إيه وميعملش إيه ؟ وطبعا لو حدث أى خطأ من قبل الموظف يتحمل هو كل النتائج إما بسبب أنه لم يفهم جيدا ما هو مطلوب منه، أو لأنه لم يتم المهمة على الوجه الأمثل.

فدور الموظف فى هذه الحالة على الفور تحديد موعد مع مديره المباشر، لكن قبل الاجتماع مهم جدا أن يقوم الموظف بتحديد النقاط والتساؤلات التى تدور بذهنه، خلال الاجتماع يتم تحديد النقاط التالية:

1. المسمى الوظيفى الخاص بك.
2. من هو رئيسك المباشر؟
3. ملخص عن الوظيفة التى تقوم بها.
4. المهام المطلوب منك إنجازها بشكل واضح ومفصل.
5. واجباتك تجاه مديرك المباشر.
6. واجباتك تجاه زملائك.
7. الإجراءات المتبعة لإتمام عملك.
8. مستوى أداء الوظيفة.
9. سلطات الوظيفة ومسئوليتها.
أهم حاجة فى التوصيف الوظيفى من وجهة نظرى أنه بيحمى الموظف من تضارب الواجبات والمهام مثلا "لو كنت تعمل فى وظيفة محاسب وطلب منك شراء بعض الأدوات المكتبية للإدارة وقمت بهذا الفعل بحسن نية وبذلت فيه جهدا كبيرا وأثر ذلك على مهمة أخرى من مهامك الأساسية فى هذه الحالة مديرك المباشر لن يجد غيرك ليلقى عليه اللوم لكن لو كنت تعلم من البداية أن هذا ليس عملك وهو عمل مسئول المشتريات فى الشركة أو السكرتارية لكنت وفرت على نفسك الوقت والمجهود وذهبت إلى المختص لإتمام المهمة".

أحيانا كثيرة يقع الشباب فى هذه المشكلة وخاصة من يرغب فى التمسك بوظيفته والمحب لعمله حيث يجد نفسه يفعل كل شىء طوال الوقت، وبعد فترة من الوقت يصعب عليه قول الكلمة السحرية "لأ" لأن كل من حوله سواء مديره المباشر أو زملاء العمل تعودوا منه الموافقة على أى مهمة ويجد هو نفسه تحت ضغط كبير لكثرة المهام الملقاة على عاتقه.
التوصيف الوظيفى كمان مهم جدا فى تقييم الأداء، فلو كانت المهام المطلوبة من الموظف واضحة وهو على دراية كاملة بها ويعرفها جيدا يسهل على مديره المباشر تقييم الأداء ويساعد ذلك فى الترقيات والالتحاق بالدورات التدريبية التى تساعد على رفع كفاءته.

ومن المهم أن يعلم الموظف نفسه متى أحسن ومتى أخفق ويقدر بسهولة شديدة تدارك الموقف والعمل على تحسين أدائه فى العمل.

ناس كتير يمكن ترى أن مقابلة المدير لمعرفة التوصيف الوظيفى يضعف من موقفهم ويمكن أن يعتقد المدير أنه موظف كسول لا يحب العمل لذا يرغب فى تقليص مهامه ولكن هذا غير صحيح... فالمدير يهتم فى المقام الأول بضرورة إتمام العمل على أكمل وجه وبدون أخطاء وفى أقل وقت ممكن وهو حريص على ذلك... لذا فهو حريص على أن تكون تعليماته واضحة وأن يقوم الموظف بتنفيذها على أكمل وجه.

وأنت كموظف تحتاج أن تنجز عملك كما ينبغى لذا إليك النصيحة الذهبية "معندكش توصيف وظيفى قم بإعداد التوصيف الوظيفى الخاص بك... بناء على تعليمات مديرك المباشر".