كيف تنجز المهام بطريقة صحيحة؟

إن أكبر مشكلة تواجه المجتمع المصرى وحكوماته المتعاقبة وإدارته المركزية والمحلية هى غياب الإدارة الصحيحة.. فمصر بها من الطاقات البشرية والمادية الكثير والكثير.. ولكن كل هذه الطاقات تذهب أدراج الرياح؛ لأن النظام الإدارى فى المجتمع المصرى كله يبدو فاشلاً بداية من الأسرة للمدرسة للإدارات المحلية فى القرى والمراكز والأحياء والمحافظات وحتى الحكومات المركزية المتعاقبة.

ويسعدنى أن أهدى قرائى الأحبة خلاصة آخر كتاب أمريكى قرأته فى الإدارة، وهو كتاب «كيف تنجز جميع المهام» أو «فن الإنتاجية دون ضغوط».. للمؤلف الشهير «ديفيد آلان».. الذى يعد أفضل المؤلفين مبيعًا على مستوى الولايات المتحدة الأمريكية، ويسعدنى أن أنقل لكم فى هذا المقال ما أراه مفيدًا ومهمّا لكل قارئ يريد أن يطور حياته وفكره وعمله وينجز أعماله بكل دقة:

تسير الرياح والأمواج فى توافق دائم مع البحار الأكثر مهارة.. أدر عقلك وإلا فسوف يديرك هو. الرؤية «أى الفكر» لا تكفى وحدها.. بل يجب أن تكون مصحوبة بخطوات عملية.. فلا يمكن أن تحدق فى السلم وإنما عليك أن تصعده. نادرًا ما تتعثر أعمالك بسبب نقص الوقت.. ولكنها تتعثر لأنه ليس هناك تحديد لما يجب إنجازه.. فكر كرجل تصرف وعمل.. وتصرف واعمل كرجل فكر.. إن قدرتك على توليد الطاقة الخلاقة للعمل تتناسب طرديّا مع قدرتك على الاسترخاء.. كلما ازددت سرعة.. ازددت تخلفًا.. هنيئًا للشخص المرن.. حيث إنه لن يبدو يومًا فى حالة ارتباك.

إن هذا الانشغال الدائم العقيم بالأشياء التى يجب أن نقوم بها هو أكبر عنصر مستهلك للوقت والطاقة.. إن كان عقلك خاليًا.. فهو فى حالة استعداد دائم لأى شىء.. إنه يكون فى حالة تفتح لكل شىء. هناك شىء واحد يمكننا أن نقوم به.. ولعل السعداء منا هم من يستطيعون القيام بهذا الأمر.

يمكننا أن نتواجد بشكل كامل وكلى.. يمكننا أن نولى كل اهتمامنا وانتباهنا للفرصة التى بين أيدينا الآن.. من الصعب أن نكون مستعدين بصورة كاملة لكل ما هو جديد.. يجب أن نغير ونعدل من أنفسنا.. ولكن كل تعديل جذرى يكون بمثابة أزمة على مستوى الاعتزاز بالذات.. فعندما نكون بصدد اجتياز اختبار علينا أن نثق فى أنفسنا.. إننا بحاجة إلى قدر إضافى من الثقة بالنفس لكى نواجه التحديات والتغيرات الكبرى بدون أى توتر أو صراع داخلى.. لست بحاجة إلى الكثير من القوة لإنجاز الأشياء.. وإنما أنت بحاجة إلى الكثير من القوة لكى تقرر ما يجب عليك عمله. العبقرية تعنى إنجاز أكبر قدر من العمل بأقل قدر من الطاقة.

من الصعب التغلب على عدو يسكن عقلك فى معظم الأوقات. هناك علاقة عكسية تربط بين مدى رسوخ الشىء داخل عقلك ومدى إنجاز هذا الشىء. سوف تندهش من كم الأفعال التى يمكن أن تنجزها فى دقيقتين حتى على مستوى مشروعاتك الكبرى.

لديك ثلاثة خيارات بشأن الفعل التالى الذى يجب أن تقوم به:
1 - أن تفعله «إن كان الفعل سوف يستغرق أقل من دقيقتين».
2 - أن توكله «إن لم تكن أنت الشخص الأكثر مناسبة لأدائه».
3 - أن ترجئه وتسجله داخل نظامك التنظيمى باعتباره خيارًا متاحًا يمكن أن تقوم به فى وقت لاحق.