خبيرة التوظيف رشا خليفة تكتب: التكنولوجيا..عنك تتحدث

من أهم صفات الموظف الجيد هو اهتمامه بتطوير مهاراته وإمكانياته، لأنه ببساطة شديدة "من لا يقدر على مجاراة التطور، فإن مستقبله المهنى معرض للخطر".

والحقيقة أن التكنولوجيا الحديثة بالفعل مش مخلية حد نفسه فى حاجة، والشطارة أننا نستخدم كل الموارد المتاحة أحسن استخدام وإليكم أسهل الطرق لتحقيق ذلك:
كمبيوتر مستعد دائما..
كلنا نستخدم أجهزة الكمبيوتر فى عملنا، ولذلك من المهم أن يكون جهاز الكمبيوتر لديك مستعد دائما لاستقبال أى شىء ومن أجل هذا:
• يجب أن يتم تطوير كافة البرامج المستخدمة، وفقا لأحدث إصدار.
• تحميل البرامج التى تساعدك على أداء عملك مثل البرامج القادرة على قراءة ملفات ال PDF مثلا أو أى نوعية ملفات أخرى، وهذه البرامج من السهل الحصول عليها، من خلال البحث بمحركات البحث المختلفة.
• تنظيم الملفات بجهازك لسهولة إيجادها.
ليه تتعب نفسك وممكن تستخدم قوالب؟
هنا نتحدث عن Microsoft Office يعنى لو محتاج تكتب تقرير أو مذكرة أو فاكس أو عايز تعمل ميزانية أو عندك زيارة ومحتاج تعمل عروض تقديمية، لتوصيل فكرتك بشكل أفضل.. مش لا يهمك التفكير فى الشكل فكر فى المحتوى وصياغته واترك الباقى على Office Templates، ببساطة شديدة لو دخلت على أى برنامج هتجد كم كبير جدا من كل أشكال المراسلات أو العروض التقدمية أو تقارير الميزانية وما عليك غير أنك تبدأ من حيث انتهى الآخرون بهذه الطريقة، سوف توفر وقت ومجهود وفوق كل هذا هتعمل حاجة يطلق عليها مصطلح "الاحتراف".
طبعا كلنا عارفين أنى لو أرسلت لأى شخص ملفا على البريد الإلكترونى موقعة منى، مثلا لازم نكتب الرسالة على الورد وبعدين نطبعها وبعد كده نوقعها وبعدين نحطها على السكانر ونعمل سكان و بعدين نحفظها على الجهاز ونبعتها بالإيميل، دلوقت الموضوع أصبح مفيش أسهل من كده تكتب الرسالة على الورد عادى جدا، و يكون عندك نسخة من توقيعك كصورة وكل ما عليك أنك تيجى فى مكان التوقيع وتضع توقيعك، وبعد كده تحفظ الملف ولكن بصيغة ال PDF، بكده أى حد هيستلم الرسالة هيتخيل إنك عملت كل الخطوات التى كنا نقوم بعملها زمان.. وفرت وقت ومجهود وأصبح عندك نسخة على الكمبيوتر من كل مراسلاتك.
استخدم منتجات جوجل
جوجل لديه كم من المنتجات التى يمكنها أن تساعدك جدا فى كل تعاملاتك سواء على المستوى الشخصى أو على المستوى المهنى منها على سبيل المثال وليس الحصر:
• GOOGLE DOCUMENT دى عاملة بالظبط زى الأوفيس بس أون لاين بالشكل دا ممكن كل ملفاتك المهمه ترفعها عليه كده انت بالظبط كأن كمبيوتر الشغل معاك24/7.
• Google Map دى تستخدمها لو عايز توصف لأى حد مكان شركتك وخاصة لو كنت بتشتغل فى المبيعات أو فى الموارد البشرية، لأن غالبا بتحدد مواعيد مع ناس كتير ممكن تكون مش عارفة مكان الشركة والعكس صحيح يعنى أنت كمان لو هتقابل حد بسهولة تستخدم الخريطه و توصل أسرع وبكده هتظهر بمظهر المحترف من حيث السرعة واحترام المواعيد.
ومنتجات كثيرة أخرى مهم أنك تطلع عليها وتستفيد منها حسب طبيعة عملك طبعا منها مثلا ال calendar ممكن تحدد عليها مواعيد الإجتماعت أو المواعيد ويتم إضافة الأطراف المشاركين وترسل لهم أتوماتيكيا لتذكرهم بالموعد، مش عايزة أكلمكم عن المترجم على الرغم من انه أحيانا ممكن تكون النتائج غير صحيحة 100% لكن الحقيقه أنا شخصيا كثيرا ما اعتمد عليه فى أشياء كثيرة، أحيانا بيكون هو المنقذ، دا غير ال YouTube أنا بطلق عليه مدرس خصوصى فى كل المجالات لأنك بتجد فيه دروس عن أى شىء ممكن عقلك يتصوره وأنا اعتبره أداه هامة جدا فى تطوير الذات منها تقدر تحسن مستواك فى المهارات الإدارية واللغات واستخدم الكمبيوتر...الخ ومجانا وفى أى زمان أو مكان، أنا شخصيا قمت بتنفيذ موقعى الخاص بنفسى مستخدمه الYouTube من دون أن أعرف البرمجة أو بناء المواقع هى بس شوية دروس مجانية على الYouTube ، والأهم من ذلك التعرف على أخر المستجدات لان تلك المنتجات يتم تطويرها بشكل سريع جدا تقريبا كل يوم بيكون فيه أشياء جديدة.
تنظيم بريدك الإلكترونى
أصبح الآن كافة التعاملات تتم من خلال البريد الإلكترونى لأنه أسهل أسرع وفوق كل هذا.. مجانى وطبعا الشركات ما بتصدق تخفض فى تكاليف أى حاجة.. البريد الإلكترونى لو مش متنظم كويس هيكون أداة أساسية فى ضياع الوقت ،أحيانا كثيره بتكون محتاج رسالة مهمة وعلشان تدور عليها تحس إنك بتدور على إبره فى كوم قش، حل هذا الموضوع فى الFilter ودا عبارة عن Folders موجوه فى أى نظام للبريد الإلكترونى والطريقة دى بتشتغل بطريقه أليه بمعنى أن مثلا فولدر خاص بمديرى المباشر الرسائل بطريقة أوتوماتيكية بتدخل فى الفولدر دا بدون أى مجهود، وبكده أقدر أجد أى رسالة فى أسرع وقت ممكن وكمان اقدر أحدد أولويات ردى على المراسلات لأنها هتكون مقسمة داخل ملفات بأسماء أصحابها أو مقسمة حسب اهميتها أو حسب الموضوعات.
بالشكل دا هنوفر وقت طويل جدا ، غير أنه بالفعل شغلنا هيطلع بشكل أفضل ،أسمع منى و "دع التكنولوجيا ... عنك تتحدث".